Cechy i zastosowanie faktury proforma
Więcej o tym, czy faktura proforma jest wiążąca.
Wszyscy, którzy prowadzą swoje przedsiębiorstwo, ale też i większość osób dokonujących zakupów online, mieli choć raz styczność z fakturą proforma. Nie wszyscy jednak wiedzą, czym de facto jest ten dokument i czym różni się on od normalnej faktury.
Faktura proforma – czy to dowód księgowy?
Po łacinie pro forma znaczy „dla pozoru”, więc częstokroć spotykamy się z wyjaśnieniem, iż faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I rzeczywiście, taka faktura nie jest dokumentem księgowym, a więc nie uwzględnia się jej w ewidencji księgowej lub w księdze przychodów i rozchodów. Warto jednak zachować ją dla celów informacyjnych.
Faktura proforma powinna uchodzić wobec tego za dokument handlowy, który formą przedłożenia konkretnej oferty. Nie stanowi potwierdzenia zakupu artykułów ani wykonania usługi, zatem w myśl przepisów ustawy o podatku od towarów i usług nie powoduje skutków w zakresie podatku VAT. Ale czy faktura proforma jest ostateczna? Nie, ponieważ mówi o sprzedaży lub usłudze, która jeszcze nie była wykonana, toteż warunki transakcji w niej sformułowane mogą w dalszym ciągu być zmodyfikowane.
Jak wygląda i kiedy wolno wystawić fakturę proforma?
Faktura proforma wygląda oraz posiada te same dane co faktura VAT, m.in.:
- dane kontrahentów (wystawcy i odbiorcy),
- miejsce i datę jej wystawienia,
- nazwę towarów czy też usług, stanowiących przedmiot transakcji (wraz z wskazaniem ich jednostek miary, ilości itp.),
- wartość brutto oraz netto (zarówno pojedynczych produktów i usług, jak i wartość całości zamówienia) opisana także słownie,
- stawka oraz obliczona z tego tytułu wysokość podatku VAT,
- informacja o wysokości ewentualnych rabatów,
- określenie prognozowanego terminu dostarczenia towaru bądź realizacji usługi,
- określenie terminu zapłaty.
Aby bez trudu można było rozróżnić ten dokument od ostatecznej faktury VAT, wywołującej konsekwencje podatkowe, taką fakturę wystawca musi oznakować wyraźnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”. Powinno się też pamiętać, iż ten rodzaj faktury nie zwalnia z obowiązku przekazania klientowi wiążącej faktury VAT. Co kluczowe, faktury proforma nie przygotowuje się w przypadku, kiedy klient przeleje już zaliczkę bądź zapłaci w całości za przedmiot transakcji.
